Equitrac e il GDPR
LA SICUREZZA DELLE STAMPE
L’importanza di mettere in sicurezza le stampe e quindi i documenti per evitare la diffusione di informazioni critiche per il business.
Una ricerca Quocirca riporta che oltre il 60% delle aziende intervistate rivela di aver subito una o più violazioni dei dati correlate alla stampa dei documenti.
I processi di stampa rappresentano da sempre una criticità importante, ma non sempre vengono considerati alla pari delle altre attività governate da soluzioni ICT.
In questo ultimo ambito l’arrivo del GDPR si rivela importante in quanto i sistemi di stampa non sono esclusi da questa normativa.
Un documento stampato senza policy e accorgimenti di sicurezza, magari dimenticato per giorni nel vassoio di una stampante accessibile in un corridoio da molte persone, è una fonte di ‘data loss’ ad alto rischio quando le informazioni stampate riguardano aspetti critici per il business.
Desiderati mette a disposizione di tutti gli attori del mercato, che vogliono affrontare il tema della compliance alle nuove norme del GDPR del parco printing, le sue competenze e la soluzione Equitrac che già oggi garantisce sicurezza a tutte le fasi del ciclo di vita della stampa.
Di seguito vediamo come.
Politiche di stampa
Quali sono le politiche di stampa corrette per l’organizzazione? È così necessario consentire la possibilità di stampare fuori dal normale orario di lavoro?
E’ utile limitare l’autorizzazione a effettuare determinate stampe per alcune categorie di utenti? Una volta formulata un’idea chiara delle politiche da implementare, ci si può concentrare su come renderle operative. L’implementazione delle politiche di stampa può richiedere molte forme.
Equitrac consente a qualsiasi organizzazione di implementare automaticamente e personalizzare le politiche di stampa desiderate, in modo semplice ed efficace.
Rilascio sicuro della stampa
In un ambiente di stampa standard, i lavori di un utente vengono inviati direttamente al sistema di printing per la stampa immediata.
Ciò si traduce in carta e toner sprecato quando la stampa è dimenticata e non raccolta. Esso presenta anche un rischio per la sicurezza se questi documenti dimenticati sono sensibili o riservati.
Equitrac fornisce una soluzione semplice che consente di collocare i lavori in uno stato di holding fino a che l’utente previa autenticazione sulla multifunzione richiede il rilascio del documento.
Autenticazione utente
Best practice riconosciuta in generale nell’ambito sicurezza, e non solo per la sicurezza di stampa è la capacità di identificare in modo univoco e accurato l’utente aziendale.
La soluzione Equitrac non fa eccezione permettendo di sincronizzare degli utenti presenti in Active Directory, eDirectory, LDAP, Open Directory.
Tracciabilità
Un sistema di stampa adeguatamente protetto deve poter mantenere una traccia completa di tutti i lavori di stampa degli utenti. Questa deve includere informazioni che identificano l’utente che ha stampato il documento, il nome del documento, il computer utilizzato per generare il lavoro di stampa, la stampante di output e la data e il timestamp della stampa.
L’esistenza di questa traccia di controllo aumenta la responsabilità e la tracciabilità e incoraggia gli utenti ad agire con integrità. Equitrac conserva informazioni dettagliate nei registri e negli archivi e prevede la realizzazione di report di controllo che dettagliano tutte le transazioni verificatesi nel sistema.
Crittografia della password
Poiché gli standard del settore in materia di protezione delle password sono in continua evoluzione, le password all’interno di Equitrac vengono trasmesse con l’ultimo algoritmo di crittografia.
Stampante in errore
Equitrac offre la possibilità di impedire il rilascio dei lavori quando una stampante è in errore. Quando l’errore della stampante viene risolto, l’utente può rilasciare il lavoro, eliminando così la possibilità di perdere dati sensibili.
Diritti del soggetto del trattamento dati ( attraverso SQL procedures)
Il GDPR prevede che ogni ‘soggetto del trattamento dati’ – che può essere un cliente, un potenziale cliente o anche un dipendente – possa richiedere e ottenere tutte le informazioni che lo riguardano archiviate nei sistemi aziendali.
A questo proposito la soluzione Equitrac permette di raccogliere in modo semplice e veloce tutte le informazioni relative agli utenti aziendali e nello specifico: nominativo, indirizzo mail, ‘storia’ delle sue stampe e i print job name.
Un altro diritto specificatamente sancito dal GDPR per i soggetti del trattamento dei dati è relativo alla possibilità che questi possano richiedere, a una realtà che gestisce i rispettivi dati personali, la cancellazione di ogni informazione a loro legata quando queste non sono più necessarie. Un esempio tipico è quello di un ex dipendente che può richiedere alla sua vecchia azienda di non tenere informazioni relative alla sua persona, comprese la storia delle sue stampe. Anche questo obbligo è supportato dalla soluzione Equitrac che prevede un comando di ‘cancellazione’ di tutte le informazioni che sono identificate e attribuibili a un singolo utente.
